Tại sao máy in của tôi lại ở chế độ ngoại tuyến?

Máy in của bạn hiển thị là ngoại tuyến mặc dù nó đã được bật và kết nối, ngăn bạn in tài liệu hoặc ảnh. Vấn đề gây khó chịu này thường xuất phát từ các sự cố kết nối đơn giản, xung đột phần mềm hoặc lỗi dịch vụ tạm thời trên máy tính của bạn. Hầu hết các trường hợp sẽ được giải quyết nhanh chóng với các kiểm tra và khởi động lại có mục tiêu, giúp bạn trở lại việc in trong vài phút.

Các kiểm tra nhanh (hãy thử những điều này trước)

  1. Khởi động lại máy in: Tắt máy in, rút phích cắm khỏi ổ điện trong 30 giây, sau đó cắm lại và bật máy. Chờ 1-2 phút để máy khởi động hoàn toàn.
  2. Kiểm tra kết nối vật lý: Đối với máy in USB, đảm bảo cáp được cắm chắc chắn vào cả máy in và máy tính. Đối với các mẫu không dây, xác minh đèn của máy in cho thấy nó đang ở trên cùng một mạng với máy tính của bạn.
  3. Khởi động lại máy tính và bộ định tuyến: Tắt máy tính của bạn, rút phích cắm bộ định tuyến trong 30 giây, sau đó khởi động lại mọi thứ theo thứ tự này: bộ định tuyến trước, sau đó máy tính, sau đó máy in.
  4. Chạy trình khắc phục sự cố máy in tích hợp: Trên Windows, tìm kiếm "troubleshoot" trong menu Bắt đầu, chọn "Máy in," và làm theo các hướng dẫn. Trên Mac, vào Cài đặt Hệ thống > Máy in & Máy quét và sử dụng tiện ích ở đó.
  5. Hủy tất cả các công việc in đang chờ: Mở hàng đợi máy in của bạn (tìm kiếm "máy in" trong cài đặt), nhấp chuột phải vào máy in, và chọn "Xem những gì đang in," sau đó hủy tất cả trong danh sách.

Máy in được đặt ở trạng thái ngoại tuyến

Đôi khi Windows hoặc phần mềm máy in của bạn đặt thiết bị ở chế độ ngoại tuyến một cách thủ công, thường sau khi tạm dừng in hoặc gặp lỗi. Đây là một trong những nguyên nhân phổ biến nhất và có thể xảy ra mà bạn không nhận ra.

Kiểm tra thuộc tính máy in của bạn để chuyển nó trở lại trực tuyến. Nếu đó là máy in mạng, đảm bảo không có tùy chọn "sử dụng ngoại tuyến" nào được bật trong phần mềm.

Mất kết nối giữa máy tính và máy in

Dù có dây hay không dây, một cáp lỏng, dao động điện áp, hoặc mất kết nối mạng tạm thời có thể khiến máy in của bạn xuất hiện là ngoại tuyến. Kết nối USB có thể bị hỏng do hao mòn, trong khi kết nối không dây gặp phải sự can thiệp hoặc vấn đề về khoảng cách.

Máy in USB hoặc có dây

Máy in không dây

Dịch vụ spooler in đã dừng hoặc bị kẹt

Dịch vụ spooler in là một dịch vụ nền của Windows quản lý các công việc in. Nếu nó gặp sự cố, bị quá tải, hoặc gặp một công việc bị hỏng, máy in của bạn sẽ ở chế độ ngoại tuyến cho đến khi được xóa.

Điều này thường xảy ra sau khi in nhiều tài liệu hoặc trong quá trình cập nhật hệ thống. Khởi động lại dịch vụ sẽ xóa hàng đợi và khôi phục chức năng.

  1. Nhấn Windows + R, gõ services.msc, và nhấn Enter.
  2. Cuộn xuống "Print Spooler," nhấp chuột phải vào nó, và chọn "Khởi động lại" (hoặc "Bắt đầu" nếu đã dừng).
  3. Nếu nó không khởi động lại, nhấp chuột phải > Thuộc tính > đặt loại Khởi động thành "Tự động" > Áp dụng.
  4. Xóa các tệp spooler: Dừng dịch vụ, điều hướng đến C:\Windows\System32\spool\PRINTERS, xóa tất cả các tệp bên trong (không xóa thư mục), sau đó khởi động lại dịch vụ.

Driver máy in lỗi thời hoặc bị hỏng

Driver máy in hoạt động như những người phiên dịch giữa máy tính của bạn và thiết bị. Các bản cập nhật cho Windows, thay đổi mạng, hoặc sự cố phần mềm có thể làm hỏng chúng, gây ra lỗi ngoại tuyến.

Cài đặt lại driver mới từ tài liệu hoặc đĩa cài đặt của máy in thường khắc phục được điều này mà không cần phần mềm của nhà sản xuất.

Máy in mặc định đã thay đổi hoặc nhiều máy in xung đột

Nếu bạn có nhiều máy in được cài đặt, Windows có thể chuyển sang máy in khác làm mặc định, hoặc một máy in PDF ảo có thể chiếm ưu thế, khiến máy in thực của bạn có vẻ như ngoại tuyến.

Các mạng chia sẻ hoặc các bổ sung gần đây như Microsoft Print to PDF có thể kích hoạt điều này. Đặt lại mặc định đúng sẽ giải quyết ngay lập tức.

  1. Mở Cài đặt > Máy in & máy quét.
  2. Nhấp vào máy in của bạn > "Đặt làm mặc định."
  3. Vô hiệu hóa "Để Windows quản lý máy in mặc định của tôi" ở đầu trang.
  4. Xóa các máy in không sử dụng để ngăn chặn xung đột: Chọn > Xóa thiết bị cho bất kỳ máy in nào bạn không sử dụng.

Các vấn đề về mạng hoặc bộ định tuyến

Trên các mạng chia sẻ hoặc không dây, sự cố bộ định tuyến, xung đột địa chỉ IP, hoặc chặn tường lửa có thể cô lập máy in. Điều này phổ biến trong các hộ gia đình có nhiều thiết bị hoặc sau khi cập nhật firmware.

Khởi động lại phần cứng mạng thường xóa các chặn tạm thời, nhưng hãy kiểm tra cài đặt IP của máy in nếu vấn đề vẫn tiếp diễn.

Khi nào nên gọi chuyên gia

Hầu hết các vấn đề máy in ngoại tuyến đều được khắc phục với các bước trên, nhưng các vấn đề kéo dài có thể báo hiệu sự cố phần cứng hoặc các thiết lập mạng phức tạp cần chẩn đoán chuyên gia.

Các câu hỏi thường gặp

Tại sao máy in không dây của tôi lại liên tục ở chế độ ngoại tuyến?

Tín hiệu Wi-Fi yếu, sự can thiệp kênh, hoặc thay đổi địa chỉ IP gây ra hầu hết các lần mất kết nối. Đảm bảo tín hiệu mạnh, cùng mạng, và địa chỉ IP tĩnh qua cài đặt máy in.

Có phải khởi động lại sẽ khắc phục máy in ngoại tuyến mỗi lần không?

Nó giải quyết 70% các trường hợp do sự cố tạm thời, nhưng các vấn đề về driver hoặc spooler cần các bước cụ thể. Luôn khởi động lại máy in và máy tính trước.

Máy in ngoại tuyến sau khi cập nhật Windows—bây giờ thì sao?

Các bản cập nhật thường làm hỏng driver. Xóa/thêm lại máy in và chạy Windows Update để tìm các phiên bản tương thích.

Có phải VPN khiến máy in của tôi bị ngoại tuyến không?

Có, VPN chuyển hướng lưu lượng và chặn phát hiện máy in cục bộ. Ngắt kết nối VPN hoặc thêm địa chỉ IP máy in vào danh sách ngoại lệ trong cài đặt VPN.

Tại sao máy in của tôi ngoại tuyến trên Mac nhưng không phải Windows?

macOS xử lý driver khác nhau; hãy thử xóa qua Cài đặt Hệ thống > Máy in, khởi động lại, và thêm lại với AirPrint nếu được hỗ trợ.

Có phải cáp nếu máy in USB nói ngoại tuyến không?

Thường thì có—thay cáp/cổng. Nếu không, thường là do driver hoặc spooler.